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Por: Cayo Betancourt – –@cayobetancourt
La productividad está relacionada con diversos factores, el conjunto de estos provee las herramientas necesarias para generar resultados de calidad, a tiempo y de acuerdo con las expectativas. Uno de los aspectos que influye directamente en la productividad son las interrupciones durante la ejecución de las actividades, en el presente artículo se discutirá cómo las interrupciones afectan el desempeño laboral y cuáles herramientas pueden utilizarse para generar foco.
Las interrupciones se pueden clasificar en dos grandes grupos de acuerdo con su origen, las externas son generadas por actividades o personas que pueden o no estar relacionadas con el trabajo; las interrupciones internas están asociadas con distracciones auto-generadas.
Una llamada telefónica, una reunión o una visita al puesto de trabajo son interrupciones externas relacionadas con las actividades laborales; visitar un sitio web, revisar constantemente el teléfono o pensar en temas diferentes al entregable en cuestión constituyen comportamientos internos que generan pérdida de foco y directamente extienden la duración de la tarea.
La disciplina laboral es un punto por considerar para crear resultados de valor utilizando de manera óptima el tiempo que tarda la ejecución de una tarea. Por ejemplo, el reporte mensual que debe presentar una persona que trabaja en el área comercial generalmente tarda seis horas, esta duración está relacionada con el histórico de actividades y crea una expectativa frente a la entrega de los resultados. Revisando detalladamente, se observa que durante las seis horas existen diferentes interrupciones que comprometen el tiempo de entrega, las reuniones, llamadas y las actividades laborales no asociadas con la tarea crean burbujas durante la ejecución que extienden el tiempo requerido para completarla. Adicionalmente, revisar constantemente las redes sociales y los mensajes personales fragmenta los periodos de atención ampliando el periodo de entrega hasta las seis horas indicadas inicialmente.
Crear espacios dedicados a las tareas específicas es una muestra de compromiso y en el caso de reuniones, respeto por las personas. Para lograr estos espacios, se sugiere revisar los correos dos a tres veces al día, esto evita ingresar constantemente a la herramienta para verificar los nuevos elementos y crea un foco en las respuestas, la fragmentación crea elementos huérfanos (correos que no se pueden responder debido que requieren mayor tiempo para su respuesta) y la posible entrega fuera del tiempo esperado; si una actividad requiere respuesta inmediata, debería solicitarse o confirmarse por otro medio. Respecto a las reuniones, la recomendación es participar en aquellas que se genere valor y existe una contribución activa del participante, aceptar o rechazar reuniones basado en criterios claros constituye un paso importante hacia la productividad; adicionalmente, es necesario considerar los espacios informativos y evitar la concurrencia de actividades que fragmenta directamente el día y evita enfocarse en una actividad productiva. En los casos más extremos, el volumen de reuniones es tan alto que las personas no tienen tiempo para levantarse de su puesto de trabajo.
Las interrupciones de tipo interno requieren disciplina, entrenamiento y constancia. Se sugiere fragmentar las actividades grandes en periodos parciales de quince minutos, en los cuales no se permiten interrupciones, con periodos de cinco minutos para una actividad diferente, como tomarse un café, leer un artículo, etcétera. Estos periodos de atención ininterrumpida se podrán extender hasta una hora y los periodos de receso podrían ampliarse proporcionalmente, se recomienda registrar los tiempos de atención ininterrumpida durante el día y observar el progreso, algunas personas pueden lograr bloques de dos a tres horas por día como lo indica el profesor Cal Newport.
Finalmente, la disciplina y la práctica constituyen dos factores fundamentales para entrenarse en el tiempo de enfoque, reduciendo la duración global de las tareas y generando expectativas claras frente a las actividades laborales cuando el volumen de reuniones afecta directamente la productividad de las personas.