CAYO BETANCOURT
Los resultados de un proyecto ejecutado bajo estándares globales son inconfundibles, satisfacción del cliente, control de costos y definición clara de alcance entre otras. Una organización orientada a proyectos tiene sus miembros bajo la ejecución de proyectos y el terminar estos, se genera una redistribución de recursos; son organizaciones enfocadas a resultados que permiten un desarrollo profesional asociado a los cambios tecnológicos o de mercado.
Este tipo de organización es recomendable para prestadores de servicios, la generación de valor mediante equipos especializados es llamativa para los clientes y permite un control detallado de los entregables frente a las expectativas de los contratos. Un modelo mixto permite crear una estructura matricial para las actividades internas de la empresa, permitiendo una gestión tradicional al interior y un equipo especializado para la prestación de servicios que contribuye activamente al modelo financiero de la empresa.
La gestión de servicios gestionados desde una perspectiva de proyectos puede presentar retos para la organización cuando sus miembros no tienen la madurez requerida y los gerentes de proyectos carecen de la experiencia necesaria para gestionarlos. En estas condiciones se recomienda incorporar en los equipos gerentes senior que contribuyan a la madurez organizacional al tiempo que apoyan la construcción de manuales y procedimientos asociados a estándares globales como el PMI o Scrum. Una mezcla interesante en la gestión de proyectos está relacionada con un modelo hibrido, asociado con la formalidad de los proyectos tradicionales y el agilismo, lo cual permite efectuar entregas controladas por sprints al tiempo que se registran los detalles en documentación tradicional.
Un elemento clave de las organizaciones orientadas a proyectos está relacionado con la agrupación de tareas o entregables, cuando varios proyectos tienen una línea común de negocios se agrupan en programas y estos a su vez constituyen portafolios. Las agrupaciones pueden relacionarse con clientes donde un portafolio manager es responsable de los programas que se ejecutan para una cuenta en particular, o un grupo de programas relacionados. Generalmente los portafolio manager responden a las expectativas de la organización, contribuyen efectivamente a los ingresos y son responsables del desempeño financiero y operacional de los proyectos que agrupan, respondiendo a juntas directivas o a un rol nuevo que indica Antonio Nieto-Rodríguez llamado Chief Project Officer (CPO) cuyo papel a nivel de ejecutivo es generar valor para los accionistas a través de estrategias alineadas con los objetivos de la organización, este rol sustituiría el cargo de director de la oficina de proyectos (PMO), liderando una cultura necesaria para el éxito en los proyectos. El ejecutivo nivel C mencionado anteriormente genera un valor adicional a los equipos de proyecto, debido a su rol y cercanía con la junta directiva de la compañía. Separar la gestión de proyectos de la gestión operacional en cabeza del Chief Operations Officer (COO) es un paso fundamental para incrementar el valor y la importancia de la ejecución y madurez en el área.
El proceso de madurez asociado a los proyectos debe construirse desde etapas tempranas, o a través de un plan estructurado que permita alinear las expectativas organizacionales con el manejo actual de la compañía para apoyar una transición hacia la gestión efectiva de tareas coordinadas a través de proyectos. Una pregunta común frente a este tipo de organizaciones está relacionada con el desarrollo profesional de sus miembros. En una compañía cuya organización es funcional, se asocian planes de desarrollo relacionados con las tareas comunes por área o grupo de trabajo; en una organización orientada a proyectos la tarea es un poco más simple debido a las diferentes organizaciones internacionales que proveen certificaciones en el área, donde el Project Management Institute lidera desde mil novecientos sesenta y nueve las certificaciones asociadas con la gerencia de proyectos, la certificación más relevante en su portafolio es Project Management Professional (PMP), también existen certificaciones para programa, portafolio, agilismo y riesgos. Adicionalmente, certificaciones como ITIL, Scrum y otras apoyan el enfoque profesional y generan valor a los profesionales por la transversalidad y validez a nivel internacional.